Mit voller Power in die Cloud

Wie Microsoft365 die Automatisierung und Digitalisierung vorantreibt

Der Pandemie kann man wirklich nicht viel Gutes abgewinnen, aber sie hat uns dennoch zwei wichtige Dinge aufgezeigt:

  1. Mit dem richtigen Setup kann Home Office wirklich gut funktionieren
  2. „Die Digitalisierung“ wurde greifbarer und hier hat sich in den letzten Monaten richtig viel getan.

In den letzten Monaten haben viele Unternehmen oftmals im Schnelldurchlauf und mittels Microsoft Teams / Microsoft 365 den Zugang zur Cloud gefunden. Und während sich Online-Meetings fast schon als Selbstverständlichkeit verstehen, nützen nur wenige die volle Bandbreite rund um Teams und Microsoft 365, um die Herausforderungen des hybriden Arbeitens proaktiv und innovativ in Angriff zu nehmen.

Als Cloud Solution Expert für Microsoft365 habe ich vor allem mit KundInnen zu tun, die sich „dank“ der Pandemie intensiver mit Tools mit Microsoft Teams und SharePoint online beschäftigt haben – ihres Zeichens essentielle und äußerst vielschichtige Tools im Bereich Digital Workplace. Doch was viele (v.a. NeueinsteigerInnen) dennoch nicht wissen, ist, dass ihre digitale Reise nicht mit dem Einsatz von Teams und Co endet, sondern sie damit wichtige Bausteine für ihre Automatisierungsideen erhalten haben.

Denn mit Tools und Services wie Microsoft PowerAutomate, PowerApps und PowerShell lassen sich Teams und Co, aber auch andere Ressourcen in ihrer Infrastruktur nahtlos für die Automatisierung der Business Cases einsetzen. PowerAutomate ist z.B. ein M365-Service und in den meisten Lizenzmodellen in einer Basis-Variante standardmäßig enthalten. Über einen drag & drop Editor können Aktionen mit Microsoft365-Ressourcen oder anderen Datenquellen zusammengeführt und automatisiert werden – das ausführbare Flussdiagramm nennt sich “Flow” (so hieß der Service selbst vor seiner Umbenennung). Eine riesige Sammlung an Vorlagen für alle Arten von Projekten und Automatisierungen erleichtert zudem den Start für NeueinsteigerInnen.

Die meist gestellte Frage verschiedenster StakeholderInnen lautet an dieser Stelle: Was kann ich mit diesen Tools überhaupt tun? Denn wie viele andere Schlagwörter hat auch das Wort „Automatisierung“ schon einen fahlen Beigeschmack von „jeder spricht darüber, niemand tut es“ bekommen. Doch genau das lässt sich mit den PowerTools ändern und sich unterschiedlichste Automatisierungsprojekte umsetzen, wie z.B.:

Gamification von Weiterbildungsmaßnahmen für MitarbeiterInnen mittels MS Teams, Microsoft Forms und SharePoint Online, umgesetzt mit PowerAutomate:

© Anna Weninger

Automatisierte Anlage von Projektdateien und -ordnern und Hinzufügen von Projektmitgliedern bei Neuprojekten mittels MS Teams und MS Forms, umgesetzt mit PowerAutomate:

© Anna Weninger

„Teams-Zentrale“ für Teams-Governance für Teams-Audit, Cloudspeicher-Audit u.v.m., umgesetzt mit PowerApps und PowerAutomate:

© Anna Weninger

Diese drei Beispiele bieten nur einen minimalen Einblick in die Möglichkeiten der MS PowerTools, denn der Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Und das Beste ist, wie bereits erwähnt: In den meisten M365-Lizenzen sind die Basislizenzen für z.B. PowerAutomate und PowerApps bereits enthalten – der Einsatz ist also eher eine Governance- als eine Kostenfrage!

Wenn Sie mehr zu diesen spannenden Möglichkeiten erfahren wollen, freue ich mich auf Ihre Rückmeldung. Weitere Einblicke in die Welt von Microsoft365 und wie Sie diese optimal für Ihr Unternehmen nützen können bekommen Sie außerdem in meinem ACP-Blog.


© Anna Weninger

MMag. Anna Weninger ist seit 15 Jahren in der IT tätig und interessiert sich dank ihrer dualen Ausbildung (Lehramt Informatik und Englisch) vor allem für interdisziplinäre Business Cases. Ihr derzeitiger Fokus als Cloud Solution Expert bei ACP IT Solutions liegt auf Microsoft365-Technologien, mit besonderem Augenmerk auf Scripting und (Low-)Coding mit PowerAutomate und PowerShell.

 

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