4 frische Automatisierungsideen für 2024

Prinzipiell sei gesagt, dass Gespräche mit den eigenen (in-house) Stakeholdern und Expert*innen direkt aus den Abteilungen am sinnvollsten sind, um herauszufinden, welche Automatisierungen wirklich benötigt werden. Aber manchmal lohnt sich auch ein Blick über den eigenen Tellerrand, um neue und spannende Projekte auf Schiene zu bringen.

🔒 Public Teams Audit

Öffentliche Teams in MS Teams sind eine wirklich praktische Sache – außer, sie werden falsch eingesetzt. Gerade in größeren Unternehmen oder in Abteilungen, die abteilungskritische Daten nicht allgemein zugänglich machen wollen, sind für manche Projekte sog. öffentliche Teams nicht die richtige Wahl, da u.a. die Dateien dieser Teams für die gesamte Organisation leicht zugänglich sind und auch in der unternehmensweiten Suche auftauchen.

Zur Hilfe eilt meine Automatisierung „Public Teams Audit“ mit folgenden Features:

• Alle öffentlichen Teams im M365-Tenant in eine SharePoint-Liste laden (z.B. automatisiert täglich, aber auch per Knopfdruck), die beispielsweise vom Team rund um die/den CISO verwaltet wird
• Die Automatisierung listet zu jedem gefundenen Team die Team-Owner auf, die Gäste im Team (also externe User mit „fremden“ E-Mail-Adressen) und ebenso inaktive Teams-Owner, falls ursprüngliche Teams-Owner das Unternehmen verlassen haben
• Jedes Team kann via SharePoint-Interaktion als „setze auf privat“ oder als dauerhaft genehmigte Ausnahme markiert werden (und wird so beim nächsten Audit nicht gelistet)
• Mit „setze auf privat“ markierte Teams können mit einem Klick (auch multiselect möglich) auf privat umgestellt werden

👋 Automatisierte Welcome E-Mails

Keine brandneue Erfindung, aber mancherorts noch nicht etabliert oder nicht mehr etabliert, weil ein Altsystem abgelöst werden muss – die automatisierte Welcome E-Mail.

Was jedoch vielen nicht klar ist: Durch die flexiblen Nutzungsmöglichkeiten sind automatisierungsrelevante Daten schon vor diesem Projektstart im Tenant vorhanden, z.B. weil On- oder Offboarding-Prozesse bereits über M365, SharePoint und Teams gemanaged werden. Von hier ist es dank Power Automate nur ein Katzensprung Richtung automatisierter Nachrichten, da Power Automate inline HTML und CSS in der Generierung von E-Mails erlaubt.

Das bedeutet: Frei an das corporate design anpassbare, mobil optimierte und mit dynamischen Businesswerten versehene, leicht zu pflegende E-Mails:

👾 Datenkraken-Evaluierung

Wer kennt dieses Problem nicht? Mitarbeiter*innen wechseln die Abteilung oder die Rolle. Neue Rechte und Zugriffe für den neuen Bereich zu genehmigen → kein Problem.

Doch halt, alte Zugriffe müssen entfernt werden. Und hier fängt das Problem der „Datenkrake“ an: Eine Benutzerin ist mehreren AD- wie auch Entra-Gruppen zugeordnet. Die Entra-Gruppen gestalten sich relativ einfach, doch die Active Directory Gruppen, die in Entra gelistet sein, zeigen eine Problematik auf: Active Directory Gruppen können verschachtelt sein, eine Gruppe kann also eine weitere Gruppe enthalten, und diese Gruppe wiederum eine andere – und so weiter.

Was fehlt, ist eine klare Auflistung für solche User, in welchen Gruppen, Sub-Gruppen und Sub-Sub-Sub-Sub-Gruppen die User eingeschrieben sind, um Berechtigungen und Zugriffe zu erkennen und effizient auszuhebeln.

Meine Automatisierung ermöglicht die Eingabe einer Benutzer-ID (in Microsoft Entra ID ersichtlich). Auf dieser Basis wird rekursiv jede Gruppe mit deren Sub-Gruppe untersucht und das Ergebnis beispielsweise als Datei oder als schön aufbereiteter Datensatz angezeigt:

🔊 Speakerinnen-Datenbank

Vereine, aber auch Unternehmen, gestalten ihre Rahmenprogramme gerne auf Basis kompetenter Speakerinnen, die ihre Expertise im Rahmen von Vorträgen oder Workshops zur Verfügung stellen.

Meine Automatisierung bietet dafür den richtigen Rahmen mit diesen Funktionen:

• Speaker*innen können sich via Forms als Speakerinnen samt möglicher Themen, Gebiete und Sprachen einmelden
• Die Einträge werden automatisiert und AI-gestützt verarbeitet und einer SharePoint-Datenbank hinzugefügt und die automatisch extrahierten Spezialgebiete werden automatisch hinzugefügt (so lässt sich für mehrere Einträge leichter gruppieren und suchen)
• Je nach Spezialgebiet wird automatisch nach der zuständigen Person im Unternehmen / Verein gesucht, die mit diesem Spezialgebiet oder aber dem Projekt selbst vertraut ist und erhält eine automatische Nachricht, wenn es eine/n neue/n Speaker*in ist und was die nächsten ToDos sind

© Anna Weninger

Anna Fritsch-Weninger (Microsoft MVP seit 2022) hat Informatik und Englisch studiert und arbeitet seit 2006 hands-on in der IT. Seit einigen Jahren spezialisiert sie sich auf Cloud-Entwicklung im Bereich M365, Power Platform, PowerShell und Azure. Weiters ist sie Head of Automation and Education beim ehrenamtlichen Verein #thenewITgirls.