Wer kümmert sich um den physischen Raum: Das Büro im Zeitalter der digitalen Transformation

Katharina Roser & Teresa Tramontana

Der Mensch im Mittelpunkt

Dabei ist klar: Der Mensch und seine Bedürfnisse stehen im Mittelpunkt. Das gilt vor allem bei der Büroraumgestaltung. Der Büromensch verbringt den Großteil seiner Zeit am Arbeitsplatz. Die Gestaltung des Raumes, der ihn dabei täglich umgibt, spielt eine essentielle Rolle. Qualitativ hochwertige Räume fördern qualitativ hochwertige Arbeit. Die Raumqualität wirkt sich nicht nur auf die Qualität unserer Arbeit aus, sie beeinflusst auch Wohlbefinden und Kreativität. Leider sind laut Studien nur neununddreißig Prozent der befragten MitarbeiterInnen der Meinung, dass bei der Planung des Büros der Mensch und seine Bedürfnisse berücksichtigt wurden. Siebzig Prozent der ArbeitnehmerInnen besitzen nur eine geringe emotionale Bindung zum Arbeitgeber. Die meist genannte Ursache dafür ist mangelnde Wertschätzung. Vierundneunzig Prozent aller ArbeitnehmerInnen betrachten ihr Arbeitsumfeld als Symbol dafür, ob sie vom Arbeitgeber wertgeschätzt werden oder nicht. Beim Betrachten dieser Zahlen wird klar, wie wichtig ein qualitätsvolles, ansprechendes Arbeitsumfeld ist. Weitere Zahlen und Anregungen zum Thema neue Arbeitswelten sind in dem sehr empfehlenswerten Buch „Officina Humana: Das Büro als Lebensraum für Potenzialentfaltung“ nachzulesen.

Das Büro der Zukunft

Dabei geht es schon lange nicht mehr um höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und einen Wuzzler in der Kaffeeküche. Die Hauptaufgabe einer gelungenen Bürogestaltung besteht für uns darin, die individuellen Bedürfnisse des Einzelnen mit den Anforderungen und Werten des Unternehmens verschmelzen zu lassen. Dabei spielt die äußerliche Gestaltung eine genauso wichtige Rolle wie die zugrundeliegenden Strukturen. Gleichzeitig ist es wichtig, räumliche Antworten auf die voranschreitende Digitalisierung zu finden und sie in den Planungsprozess miteinfließen zu lassen.

Dass dabei vielzitierte Smart Office bietet in diesem Zusammenhang bereits intelligent vernetzte Systeme und erleichtert den Arbeitsalltag. Touchscreen-Buchung von Meetingräumen, intelligente Whiteboards und Wireless Displays haben neben neuen Kommunikations- und Organisationstechnologien Einzug in viele Büros gefunden. Alles ist vernetzt und intelligent. Was bedeutet das nun in Bezug auf die räumlichen Anforderungen? Es bedeutet für uns vor allem Flexibilität und Vielschichtigkeit. Gerade für die Wissensarbeit braucht es unserer Meinung nach ein vielschichtiges Arbeitsumfeld, das teamübergreifende Prozesse und projektbezogenes Arbeiten unterstützt. Der Vielfalt der Arbeitsprozesse, die durch die Digitalisierung ermöglicht werden, muss eine räumliche Vielfalt zugrunde liegen. Das erfordert unterschiedliche Bereiche und Zonen mit unterschiedlichen räumlichen Qualitäten. Dabei ist festzuhalten: Das moderne Büro dient vor allem dem persönlichen Austausch und der Kollaboration. Face-to-Face-Gespräche und Teamarbeit fördern die Ideen- und Lösungsfindung der MitarbeiterInnen. Das ist ein Ergebnis der Office Analytics Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Dabei kommt es auch auf die Anzahl der persönlichen Gespräche an, die wir im Laufe eines Arbeitstages führen. Für uns bedeutet das, Austausch und Interaktion müssen räumlich gefördert werden. Bereiche wie Social-Areas und Multi-Space-Areas gewinnen immer mehr an Bedeutung.

Individuelle und authentische Gestaltung

Um eine ganzheitliche Lösung zu erarbeiten, schauen wir uns jedes Unternehmen genau an, um herauszufinden was die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse sind. Wir starten mit einer systematischen Analyse, bei der wir Abläufe und Strukturen beobachten und feststellen welche Arbeitsprozesse räumlich ermöglicht werden müssen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für unsere Planung. Ein zentraler Faktor, der darüber entscheidet ob die Planung gelungen ist, besteht in unseren Augen darin, die MitarbeiterInnen so früh wie möglich in den Planungsprozess miteinzubinden. Deshalb machen wir gerne Kick-Off Workshops, bei denen MitarbeiterInnen aus allen Abteilungen und Positionen vertreten sind.

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Katharina Roser und Teresa Tramontana sind Gründerinnen und Geschäftsführerinnen des Wiener Innenarchitekturbüros studio TRIBAR. Die Innenarchitektinnen beschäftigen sich vor allem mit neuen Arbeitswelten und der zeitgemäßen Gestaltung von Büros. Im Vordergrund steht für sie dabei räumliche Antworten auf moderne Arbeitsprozesse zu finden und gleichzeitig Räume zu schaffen, die das Wohlbefinden und die Kreativität der MitarbeiterInnen fördern.